ניהול זמן

נפוץ מיתוסים על ניהול זמן

זה הסיכום של הדברים החשובים ביותר שכתבתי עד היום על ניהול זמן.

הדברים מבוססים על משנתו של Rory Vaden הנפלא ועל מפגשים יום-יומיים שלי עם מנהלים בארץ ובעולם בארגונים גדולים עם אתגרים גדולים.  

אנחנו חיים בעידן שבו כולם "עסוקים", אבל מעט מאוד מרגישים שהם באמת מתקדמים. מנהלים קמים בבוקר עם כוונות טובות, אבל היום נשאב לתוך אינסוף ישיבות, פינג פונג מיילים, טיפול בכיבוי שריפות ותגובה למה שצף במקום הובלה של מה שחשוב. יש תחושה מתסכלת של מאמץ גבוה ותנועה נמוכה. אנחנו מסיימים יום עבודה מותשים, עם רשימה ארוכה של משימות שסומנו ב V , אבל בלי תחושת התקדמות אמיתית. כל העולם מדבר על פרודוקטיביות, אבל כשמסתכלים פנימה, משהו לא באמת משתנה. זה לא מפני שאין לנו משמעת או כוונות טובות, אלא כי ניהול זמן אינו רק טכניקה – הוא מערכת של בחירות, דפוסים רגשיים והרגלים שמנהלים אותנו מאחורי הקלעים.

יש יותר מדי רעיונות על ניהול זמן שלא מביאים שום בשורה אמיתית שמועילה למישהו. זה יוצר תסכול וייאוש ולכן הגיע הזמן להפריך כמה מהם:

• המיתוס: מיינו הכל לחשוב+דחוף וייטב לכם.

המציאות: מטריצת חשוב/לא חשוב+דחוף/לא דחוף של סטיבן קובי היא פתרון חלקי בלבד. היא חסרת משמעות אם אין לנו הגדרה ברורה ל *מה הופך משהו לחשוב?*.

החלוקה ל"חשוב" ו"דחוף" היא התחלה טובה, אבל לא מספיקה. כי אם הכל חשוב- שום דבר לא באמת חשוב. ואם הכל דחוף – שום דבר לא באמת מקבל עומק. בשטח, אצל מנהלים וצוותים, אני רואה את זה קורה כל הזמן: משימות שנכנסות ליומן כי "צריך לסיים את זה", בלי שאיש עוצר לשאול למה.

כדי לייעל את התנהלות שלנו דרוש מימד נוסף: "משמעותי".

אם השאלה: "תוך כמה זמן זה משנה שאשלים את המשימה" מבהירה לנו מה דחוף, והשאלה "עד כמה זה משנה אם אשלים את המשימה" מבהירה לנו מה חשוב, כדי לדעת אם משימה היא משמעותית נשאל: "לכמה זמן השלמת המשימה תהיה משמעותית?" במילים אחרות: האם הזמן שאקדיש לזה היום, יהפוך את מחר לטוב יותר?

משימה שדחופה היום אבל לא משמעותית מחר – היא כיבוי שריפה. משימה שלא דחופה כרגע, אבל משמעותית לעתיד – היא השקעה. ומשימה שחשובה לכאורה, אבל לא משמעותית ולא מקדמת עתיד טוב יותר- היא רעש שמתחפש למשמעת. כשמנהלים מתחילים לראות את המימד השלישי הזה, משהו משתנה: היומן פחות צפוף, אבל יותר מכוון; העבודה פחות מתישה, אבל יותר אפקטיבית; והתחושה היא לא רק של עשייה – אלא של התקדמות.

• המיתוס: כדי לנהל זמן טוב, צריך עבוד עם רשימת טו-דו.

המציאות: רשימת טו-דו עוזרת לזכור ולתעדף. תעדוף הוא חשוב אך מוגבל ביכולת שלו לשפר את ההתנהלות שלנו. אנחנו עדיין נמצא את עצמנו עם מיליון משימות חשובות במעט מדי זמן שיש לנו כדי להשלים אותן. סדר עדיפויות לא יוצר יותר זמן, הוא רק מזיז אותן על סולם העדיפויות.

מתי ערכתם לאחרונה רשימת NOT TO DO? לרוב לא מושקעת שום מחשבה בהחלטה אילו משימות עפות מהרשימה. איך מעיפים למשל? דלגציה, איטמוט או פשוט סילוק. נעדיף לדחות משימה מאה פעם מאשר פשוט להודות שאנחנו לא רוצים/צריכים/יכולים לבצע אותה. עד כמה אתם מעזים להגיד "לא" למשימות?

• המיתוס: דחיינות היא ביג NO NO ורעה תמיד.

המציאות: דחיינות בלתי מבוקרת באמת פוגעת בהתנהלות שלנו. אבל מה עם דחיינות מתוכננת? לא כזו שנובעת מהימנעות רגשית אלא זו שנובעת מהרשות לדחות משימה במודע כי זה לא הזמן הנכון לעשות אותה. זה ניהול.

• המיתוס: ניהול זמן זה עניין טכני/לוגי/רציונלי.

המציאות: הו כמה שניהול זמן זה עניין רגשי! רגשות אשם, חרדות, תסכול ופחד מנהלים את הזמן שלנו. לא נעים להגיד למישהו "לא", קשה לסמוך ולהאציל לאחרים, לא פשוט להקדיש זמן למשהו היום, שישתלם רק בעתיד. כל אלה ועוד הם בעיות ששורשן רגשי ועד שלא נהיה מודעים אליהן ונחקור אותן, הן ימשיכו לנהל אותנו כי: if you don't see it, it will manage you. if you do see it, you can manage it

 תזכרו, קושי בניהול זמן הוא סימפטום ולא שורש הבעיה.

לפני שקופצים לפתרונות, שווה לעצור ולשאול את עצמנו כמה שאלות פשוטות שמגלות הרבה:

• איזו משימה השבוע היא השקעה משמעותית בעתיד שלי, ולא רק כיבוי שריפה של ההווה?
• איפה אני אומר/ת "כן" מתוך פחד לאכזב, במקום מתוך בחירה?
• מה ברשימת המשימות שלי הוא בעצם לא שלי, אלא משהו שאני מחזיקה כדי לא לאכזב, לא לאבד שליטה או לא להיתפס כ"לא מספיק"?
  לפעמים השאלות האלה משנות יותר מכל טכניקה.

ניהול זמן הוא לא עוד "טריק" ביומן, הוא בחירה באופן שבו אנחנו מנהלים את עצמנו בכל יום.

ניהול עצמי- זה האתגר האמיתי ואנחנו יכולים לו. זה ידרוש מאיתנו עצירה והתבוננות, הגברת המודעות העצמית וגם אומץ, כן אומץ- להעז לשנות משהו בהתנהלות שלנו גם כשהשינוי הזה לא כל כך נוח לנו. זו אי נוחות זמנית, לטובת שיפור בטווח הארוך.